Nya arbetssätt för kvalitet, uppföljning och förbättringsarbete

Morgan Norberg, chef för förvaltningens stab- och kvalitetsavdelning, vad innebär detta arbete och på vilket sätt kommer våra medarbetare att märka av arbetet med kvalitetsfrågorna?
- Förvaltningen tar i år ett omtag på kvalitetsarbetet för att säkerställa att alla enheter jobbar utifrån vårt ledningssystem för kvalitet. Tanken med detta är även att vårt systematiska förbättringsarbete ska utvecklas.

Som bakgrund hölls en workshop på ämnet för alla chefer inom förvaltningen i januari. Workshoppen blev startskottet för omtaget inom kvalitetsområdet.

Alla enheter ska  jobba enligt en ny modell som kommer att koppla ihop det systematiska förbättringsarbetet med verksamhetsuppföljningarna. På enhetsnivå kommer man använda sig av en förbättringsplan som man tittar på gemensamt i kvalitetsråden och på APT. Genom nyckeltal ska man jämföra sin egen verksamhet med andra vårdgivare. 

Vi inför även inom förvaltningen den så kallade basplanen som finns i Hypergene, för att bättre kunna följa upp kvalitet, sjukfrånvaro, ledarskap, arbetsmiljö med mera.

Malin Torstendahl, berätta vad är din roll och din huvudsakliga uppgift som projektledare och utvecklingsledare?
- Min roll som projektledare består i att leda arbetet med att gå igenom alla rutiner och andra dokument som ligger på u-katalogen, skapa en ny struktur på intranätet, ansvara för att rutiner och andra dokument uppdateras och placeras utifrån vår nya struktur på intranätet.

För avdelningen vård- och omsorgsboende där jag har min roll som utvecklingsledare kommer jag dessutom vara den som ansvarar för att sortera, revidera och ta fram rutiner som saknas tillsammans med MAS, avdelningschef, enhetschefer och legitimerad personal. På övriga avdelningar stöttar jag utsedda projektdeltagare i samma arbete och följer upp att arbetet framskrider enligt plan.

Ses hela organisationens rutiner över eller är det endast rutinerna hos våra vård- och omsorgsboenden?
- Projektet sträcker sig över hela äldreförvaltningen. Strukturen inom hela äldreförvaltningen på HINT och i U-mapparna på servern ses över. Alla verksamhetsrutiner kommer då de är klara att läggas ut i kvalitetsledningssystemet på HINT enligt den nya strukturen. Kvar i U-mapparna på servern blir arbetsmaterial som pågående förbättringsarbeten, minnesanteckningar samt driftsdokument för återrapporteringar och statistik. Rutiner som gäller arbetsmiljö flyttas från U-mapparna till äldreförvaltningens sida för arbetsmiljö på HINT.

Varför är det viktigt med ordning på rutinerna?
- Att ha ordning och reda bland rutiner och blanketter ger en kvalitetsökning i form av ökad trygghet för medarbetarna genom att det går att vara säker på att den rutin som finns är den som gäller. Ordning och reda ger också en tidsbesparing genom att medarbetarna inte behöver leta efter dokument i röriga U-mappar där det kan finnas flera versioner av samma dokument.

Varför ska rutinerna läggas på HINT? Var kommer man alltid att hitta den senast uppdaterade versionen?
- Att ha rutinerna på HINT gör dem tillgängliga för alla som behöver ha tillgång till rutinerna på ett säkert sätt. Material som ligger i U-mapparna kan flyttas eller plockas bort av alla som har tillgång till att läsa dokumentet. Den som skriver ett dokument kan lösenordskydda dokumentet så att texten inte kan ändras men även detta blir ett problem då personal slutar och byter tjänster.

Ligger materialet på HINT kan alla som behöver komma åt att läsa dokumentet men dokumentet kan inte av misstag plockas bort, flyttas eller ändras. Inga alternativa versioner kan läggas upp utan man kan alltid vara säker på att hitta den version som gäller.

Hur ska detta fungera framöver? Tänker på uppdateringar samt ansvar för att rutiner uppdateras.
- Framöver så kommer avdelningschefen ansvara för att rutiner på avdelningsnivå uppdateras och enhetscheferna kommer ansvara för att rutiner på enhetsnivå uppdateras. Förslag är lagt om att översyn av befintliga rutiner läggs som en årlig aktivitet i basplanen.

I och med projektets avslut kommer också minst en person på varje avdelning utses för att vara den person som ansvarar för att byta ut materialet på HINT då detta uppdaterats. Dessa personer kommer under avvecklingsfasen i projektet få utbildning av våra kommunikatörer i hur detta går till.

Varför det är viktigt att jobba efter samma rutiner i verksamheterna? Vad vinner vi på det?
- Att arbeta efter samma struktur och så lika rutiner som möjligt oavsett verksamhet ger synergieffekter gällande vårt systematiska förbättringsarbete. Det gör att vi kan hjälpas åt att utvecklas och dra nytta av varandras framgångar på ett resurseffektivt sätt.

Hur länge sträcker sig projektet rent tidsmässigt?
- Projektet sträcker sig till den 31 december 2019.