Elektronisk kommunikation, riktlinjer

Allmänt

Haninge kommuns riktlinjer för elektronisk kommunikation innebär att anställda i Haninge kommun inte får använda kommunens utrustning för inhämtning, lagring eller spridning av olämpligt eller olagligt innehåll, för kränkande eller oetiska ändamål eller ändamål som strider mot arbetsgivarens verksamhetsmål och som kan skada Haninge kommuns varumärke.

Exempel på olämpligt eller olagligt innehåll, kränkande eller oetiska ändamål eller ändamål som strider mot arbetsgivarens verksamhetsmål och som kan skada Haninge kommuns varumärke är:

• förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
• hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• olovliga våldsskildringar eller pornografi
• uppmaningar till brott
• extremism
• olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
• svordomar, obscena ord eller i övrigt olämpligt språkbruk
• kommersiella budskap eller reklam
• sekretessbelagda uppgifter

Användning av elektronisk kommunikation ska därutöver ske i enlighet med gällande lagar och anvisningar.

Haninge kommuns IT-resurser är avsedda att användas endast i arbetet.

All datatrafik tillhör Haninge kommun och arbetsgivaren har fullständig tillgång till allt material, e-post och internetanvändning. Alla förehavanden i kommunens IT-miljö kan vara föremål för loggning, spårning och annan övervakning. Surfning på Internet och e-postmeddelanden kan kontrolleras vid fara för informationssäkerhet (t ex virus- och hackerangrepp) eller för att förhindra och utreda eventuella brott mot anställningsavtalet eller gällande lagstiftning.

Anm. Information som hanteras och skapas vid internetanvändning eller som e-post anses i regel vara allmän handling.

Ansvar och information

• Chef är ansvarig för att riktlinjerna görs kända bland sina medarbetare. Det är också chefs ansvar att vidta åtgärder om riktlinjerna inte efterföljs
• I samband med införandet av riktlinjerna, vid nyanställning samt löpande ska medarbetare informeras om riktlinjerna.
• Användare ansvarar för att följa dessa riktlinjer.
• Användare har en egen inloggning till kommunens nätverk. Den som är inloggad ansvarar alltid för vad som görs på datorn eller annan utrustning som används.

Internet och sociala medier

Nedladdning och installation av program är inte tillåtet utan tillstånd. Tillstånd erhålls från beställarenhet IT (BIT) vid kommunstyrelseförvaltningen.

Anställd får inte ge obehöriga användare tillträde till internetförbindelsen.

Om en anställd i sitt arbete behöver besöka sidor på internet med olagligt, kränkande eller oetiskt innehåll ska närmaste chef kontaktas för att få tillstånd till detta.

Om en anställd av misstag råkar besöka en förbjuden eller olämplig sida, ska den anställde meddela detta till närmaste chef.

Medarbetare som får representera kommunen i sociala medier utses av förvaltningschef.

E-post

Kommunens e-postsystem är avsett att användas endast i arbetet.

E-post ska alltid anses vara osäker. Överföring av e-postmeddelanden kan lätt läsas av obehöriga och exempelvis användaruppgifter kan förfalskas. Det är därför den anställdes ansvar att överväga om information ska överföras på annat sätt än via e-post.

I all e-post ska information om avsändare ingå.

Överträdelse av regler

Överträdelser av riktlinjerna för IT-användning kan utgöra ett brott mot anställningsavtalet som kan leda till påföljder.

Alla olagliga aktiviteter i kommunens IT-miljö polisanmäls.