Avyttring av inventarier

Inventarier eller utrustning

I tillämpningen används uttrycken inventarie och utrustning. Med inventarie avses exempelvis möbler, maskiner, bilar, konst mm. Med utrustning avses inventarier av mindre värde, till exempel handverktyg, telefoner, böcker, husgeråd mm. Samma villkor vid avyttring gäller för båda, även om värdet beloppsmässigt kan variera.

Avyttring

Avyttring av egendomar kan ske på flera sätt. Avyttring av inventarier och utrustning innebär att inventarien eller utrustningen säljs, skrotas, saknas eller skänks bort och därmed tas bort ur bokföringen. Bedömning av hur avyttringen ska ske görs av verksamhetsansvarig eller nämnd.

Ansvar 

Nämnd fattar beslut om avyttring av inventarie med ett värde överstigande två basbelopp (ett basbelopp är 44.400 kr för år 2014). Beslut om avyttring av inventarie med ett lägre värde får fattas av verksamhetsansvarig chef. Nämnd kan delegera rätten att fatta beslut om avyttring.

Beslut om avyttring 

Dokumentation av beslut om avyttring ska göras på särskild blankett som skickas till redovisningsenheten för utrangering i kommunens anläggningsregister.

Avyttring genom försäljning

Värdering 

Utrustning eller inventarie som inte längre har något värde för den verksamhet där den tidigare använts, kan ha ett värde för annan verksamhet eller för köpare på den privata marknaden. Den befintliga verksamheten kan då välja att sälja inventarien eller utrustningen.

En marknadsmässig värdering ska göras av inventarien eller utrustningen innan försäljning. Det bör ske ett anbudsförfarande vid försäljning, försäljningsmäklare bör anlitas vid avyttring av inventarier med betydande värde.

Annonsering

Vid försäljning ska annonsering ske på kommunens intranät. Vid extern försäljning ska annonsering ske på Haninge kommuns hemsida.

Extern försäljning, alltid moms

Externa köpare är företag, organisationer och privatpersoner utanför kommunens verksamheter. Anställd inom kommunen räknas som extern köpare. Extern försäljning ska innehålla moms.

Extern försäljning ska ske mot faktura med 30 dagars betalningstid. Säljaren ansvarar för att ett fakturaunderlag fylls i och skickas till ekonomiavdelningen som ställer ut fakturan till kunden. Beslut om avyttring samt köpeavtal med försäljningsvillkor ska bifogas till fakturaunderlaget.

Inbetalningskort får inte lämnas till kunden och försäljning mot kontanter får heller inte ske.

Intern försäljning, ingen moms

Intern försäljning kan endast ske mellan kommunens egna verksamheter och förutsätter att inventarien eller utrustningen ska användas i den köpande partens verksamhet.

Vid intern försäljning ska en internfaktura göras på särskild blankett. På samma sätt som vid extern försäljning ska beslut om avyttring samt köpeavtal med försäljningsvillkor bifogas underlag till internfakturan.

Intern försäljning ska inte innehålla moms. Villkor Till köparen ska lämnas en kopia av köpeavtalet samt villkor för begagnad utrustning

Avyttring genom skrotning

En utrustning eller inventarie kan skrotas om bedömning görs att det inte har något värde kvar, varken belopps- eller användningsmässigt. Efter skrotning skickas blankett för avyttring till redovisningsenheten för registrering i anläggningsregister. Beslut om avyttring i form av skrotning ska bifogas. Om inventarie eller utrustning stulits ska polisanmälan bifogas.

Avyttring genom bortskänkning

Nämnd eller verksamhet kan fatta beslut om bortskänkning av utrustning eller inventarier. En värdering av inventarien ska göras på samma sätt som vid försäljning. Om inventarier eller utrustning skänks till anställd ska detta tas upp som en löneförmån för den anställde.

Efter bortskänkning skickas blankett för avyttring till redovisningsenheten där beslut om avyttring i form av bortskänkning framgår.

Räkneexempel för försäljning av inventarier

Extern försäljning 

En inventarie har bedömts ha ett marknadsmässigt värde på 10 000 kronor. Moms 25 procent ingår i det marknadsmässiga värdet. För att få fram den faktiska intäkten för verksamheten delas det marknadsmässiga värdet med 1,25.

Säljande verksamhets intäkt blir 8 000 kronor. (10 000/1,25 = 8 000)

I fakturaunderlaget ska anges kontering för intäkten på 8 000 kronor. Fältet för 25 % moms ska kryssas i på fakturaunderlaget.

Resultat

Säljande verksamhet får 8 000 kronor i intäkt. 
Köparen betalar marknadsmässigt värde 10 000 kronor inklusive moms.

Intern försäljning

En inventarie bedöms ha ett marknadsmässigt värde på 10 000 kronor. Det marknadsmässiga värdet är det värde köparen skulle fått betala för inventarien på den privata marknaden. Inom kommunen är inventarien redan hanterad momsmässigt vid inköpstillfället. Vid försäljning mellan kommunens verksamheter sker därför ingen ny momshantering.

Vid intern försäljning inom kommunen betalas därför ingen moms och det marknadsmässiga värdet ska minskas med 25 % moms enligt nedan.

Resultat

Säljande verksamhets intäkt blir 8 000 kronor (10 000/1,25 = 8 000) Köpande verksamhets kostnad blir 8 000 kronor.