Attestreglementet, riktlinjer och tillämpningar

Reglementets syfte och omfattning

§ 1
Med verifikation avses enligt lagen om kommunal redovisning, de uppgifter som
dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Med
ekonomisk händelse avses alla förändringar i storlek och sammansättning av
kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med
omvärlden, så som in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt
åtgärder och transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek och sammansättning.
För placering av kommunens likvida medel gäller förutom detta reglemente även
kommunens finanspolicy. Även interna transaktioner omfattas av detta reglemente. En intern transaktion är en ekonomisk händelse som inte i sig påverkar kommunens förmögenhet, däremot
påverkas respektive nämnds budget.

§ 4
En förteckning över aktuella beslutsattestanter ska lämnas till ekonomiavdelningen
årligen. Förteckningen ska omfatta beslutsattestantens ansvarsnummer, befattning, namn samt beloppsgräns. För varje beslutsattestant ska en ersättare vara angiven.
Förteckningen ska göras i en speciellt utformad blankett och inlämnas till
ekonomiavdelningen inför varje budgetår.
Ersättare för beslutsattestant ska själv inneha ordinarie beslutsattest på motsvarande
eller överordnad nivå, för att få inträda som ersättare. För förvaltningschef inträder
nämndordförande som ersättare och för nämndordförande inträder vice ordförande.
Beslutsattestants egna kostnader ska alltid attesteras av beslutsfattare på överordnad
nivå.

För kontroll av manuella utanordningar och internräkningar behöver
ekonomiavdelningen namnteckningsprov på alla beslutsattestanter. Beslutsattestant
behöver inte årligen lämna namnteckning, utan namnteckningsprovet gäller så länge
beslutsattestanten finns kvar i attestförteckningen.

En särskild blankett för namnteckning och signatur ska användas. Denna blankett ska
även användas under löpande budgetår vid förändringar i de av nämnderna beslutade
attestförteckningarna.

§ 6
Manuell attest görs genom att beslutsattestant undertecknar verifikationen med sitt
namn. Granskare av verifikationen ska underteckna med sin signatur. Attestmomenten
behöver inte ske i viss ordning i den manuella hanteringen av fakturor.
Elektronisk attest görs i det elektroniska fakturahanteringssystemet. I den elektroniska
fakturahanteringen måste granskningsattest göras innan beslutsattest. Den elektroniska attestordningen följer i alla delar attestreglementet och den interna kontrollen säkerställs genom personliga lösenord och styrregler som inte tillåter att någon transaktion bokförs utan att två olika attestanter oberoende av varandra signerar enligt systemets attestanvisningar.

För interna transaktioner i form av bokföringsorder, omföring etc krävs inte två attester.
För att kontroll ska kunna ske av att transaktionerna genomförts på rätt sätt, måste alltid det ursprungliga verifikationsnumret anges i texten till den nya transaktionen.

§ 9
Respektive nämnds beloppsgränser ska inrapporteras till ekonomiavdelningen samtidigt som attestförteckning, samt vid förändringar.

§ 10
En periodiskt återkommande faktura är en faktura som kommer regelbundet, t ex varje
månad eller varje kvartal. Fakturan baserar sig på ett ingånget avtal och inga avvikelser
från den regelbundet återkommande fakturan får föreligga om det ej regleras enligt
avtalet. Internkontrollen säkras genom regelsystem. I det elektroniska
fakturahanteringssystemet fångas avvikelser från avtalet upp och dessa fakturor hanteras manuellt. De periodiska fakturorna kan därför i normalfallet attesteras en gång (enligt avtal) för att därefter gå igenom fakturahanteringssystemet utan vidare manuell åtgärd.