Behandling av personuppgifter inom kommunal vuxenutbildning och kommunalt aktivitetsansvar

Enligt artikel 6 e) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom kommunal vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna behandlar personuppgifter. I de fall vi behandlar personuppgifter i ett system lämnas personuppgifter i form av namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut till leverantören (personuppgiftsbiträdet) för att skapa användarkonton i de fall det behövs. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken utbildnings och/eller kurs eleven läser behandlas. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta eleven vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifter om personnummer, provresultat på nationella prov, utbildningsresultat, slutbetyg, gymnasieexamen för elever på kommunal vuxenutbildning lämnas till Statistiska centralbyrån då vi har en rättslig skyldighet att lämna ut det.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken utbildning eleven läser behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i kommunal vuxenutbildning i Haninge. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Skolplattform

Lärplattformen används för dagligt pedagogiskt och administrativt arbete. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn, personnummer, kontaktuppgifter, skola och utbildning. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena och individuella studieplaner. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare och elever.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

All personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum och skola samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. 

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Pedagogisk plattformar för skolarbeten och prov

Google Workspace används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det är redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten.

Inom undervisningen används också plattformar för att genomföra digitala prov och uppgifter. Namn, e-postadress och  resultat på prov och uppgifter behandlas för detta ändamål. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: allmänt intresse.

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, utbildning och prestationsbedömningar. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Övrig dokumentation om elever

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever i form av bl.a. utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder samt i klagomålsärenden. Dessa uppgifter bevaras för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning

Kommunalt aktivitetsansvar

Inom det kommunala aktivitetsansvaret följer vi upp ungdomar i åldern 16-20 år som inte är inskrivna i gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Inom det kommunala aktivitetsansvaret behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, tidigare, nuvarande och framtids sysselsättning i form av utbildning, arbete, annan tjänstgöring eller aktivitet och eventuella individuella åtgärder. Behandlingen sker med stöd av förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning