Behandling av personuppgifter hos gymnasieskola och gymnasiesärskola

Behandling vid mottagande och erbjudande av plats i gymnasieskola och gymnasiesärskola

Vid mottagande och erbjudande av plats i gymnasieskola och gymnasiesärskola samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. Ansökningshandlingar sparas så länge de är aktuella.

Inför ett mottagande i gymnasiesärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i gymnasiesärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Vidare behandlas uppgifter om vilken skola, årskurs, program och klass eleven går i, eventuella studieavbrott samt om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att utforma scheman, ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk, förekomst av åtgärdsprogram och resultat på nationella prov till Statistiska centralbyrån. Till Centrala studiestödsnämnden lämnar vi uppgifter om personnummer, namn, studieväg, årkurs och i förekommande fall frånvaro. 

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken skola, program, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i skola i Haninge. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Lärplattform

I skolan används lärplattformen för dagligt pedagogisk och administrativt arbete. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Stöd till elever

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskraven i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av till exempel kuratorsanteckningar, protokoll från elevhälsoteamsmöten, utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på skolan, elevhälsan samt elev och vårdnadshavare själva.

För elever med omfattande behov av särskilt stöd kan skolan ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller elever som är folkbokförda i Haninge kommun men går i en fristående eller utomkommunal skola.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Listor med elever som har specialkost finns på skolorna och sparas så länge eleverna finns kvar på skolan. Uppgifterna lämnas ut utanför skolan om det behövs i samband med till exempel skolresa där annan än skolan står för maten.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Den medicinska och psykologiska elevhälsan

Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Arkiveringen sker året efter att eleven fyllt 23 år. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google workspace används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan.

Digitala läromedel

Inom undervisning används olika former av digitala läromedel. Det kan till exempel handla om appar och program där elever får interaktiva övningar. För att skapa konton behandlas personuppgifter i form av namn, klass och e-postadress. Olika läromedel används på olika program och årskurser.

Inom undervisningen används också plattformar för att genomföra digitala prov och uppgifter. Namn, e-postadress och  resultat på prov och uppgifter behandlas för detta ändamål. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Systematiskt kvalitetsarbete

Vi behandlar personuppgifter vid resultatuppföljningar i form av namn, klass, resultat på nationella prov, betyg, omdömen, beslut om åtgärdsprogram eller särskilt stöd. Uppföljningarna görs både på individnivå och på aggregerad nivå.

I årskurs 1 i gymnasiet genomförs kunskapskontroller i matematik och läsning. Syftet med kontrollerna är att lärarna ska få kännedom om elevernas kunskapsnivå när de börjar gymnasiet. Resultatet ligger till grund för planering av lektionerna så att de hamnar på rätt nivå. Kunskapsresultaten sammanställs med elevens namn och personnummer.

Uppföljning sker av elevernas betyg av utbildningsförvaltningen som sedan skickas till lärare/rektorer. Syftet är att rektorer och lärare ska få ett underlag där de kan se framförallt vilka elever som inte nått målen, fånga upp eleverna och arbeta fram en plan så att eleverna kan nå målen. Namn, personnummer och gymnasieprogram redovisas i sammanställningen.

Uppgifterna gallras när de inte längre är aktuella.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och prestationsbedömningar. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Skolskjuts

Vid ansökan om och utförande av skolskjuts inom gymnasiesärskolan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till den leverantör som utför skolskjutsen. Fakturor från leverantören innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Inackorderingsbidrag

För att avgöra om en elev har rätt till inackorderingsbidrag behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, folkbokföringsadress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Övrig dokumentation om elever

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever i form av bl.a. orosanmälningar, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, utredningar och beslut i klagomålsärenden, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Vidare behandlas personuppgifter i form av byte av studieväg, språkval, byte av kurs, praktik etc. Dessa uppgifter gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.