Behandling av personuppgifter hos förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem

Behandling vid mottagande och erbjudande av plats i förskoleklass, grundskola och grundsärskola

Vid mottagande och erbjudande av plats i förskoleklass, grundskola och grundsärskola samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. Uppgift om syskon behandlas vid ansökan om plats i de årskurser där syskonförtur tillämpas.

Inför ett mottagande i grundsärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i grundsärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Behandling av personuppgifter vid ansökan och erbjudande om plats i fritidshem samt debitering av avgifter

För att kunna administrera ansökningar om plats till fritidshem samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut och uppsägningar sparas i två år. Vistelsetiderna sparas så länge de är aktuella. För att kunna debitera avgifter för fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållets deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna i 10 år. Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg, kontakta hemmet vid behov och skolpliktsbevakning. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg i årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål och om tilläggsbelopp för extraordinärt stödbehov har beviljats för eleven. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i skola i Haninge. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Skolplattform

I skolan används lärplattformen för dagligt pedagogisk och administrativt arbete. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Stöd till elever

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola, eventuell frånvaro, samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av till exempel kuratorsanteckningar, protokoll från elevhälsoteamsmöten, utredningar, kartläggningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på skolan, elevhälsan samt elev och vårdnadshavare själva. Uppgifter om kunskaper hos nyanlända elever behandlas för att göra en bedömning av elevens kunskaper och besluta om årskursplacering med mer.

För elever med omfattande behov av särskilt stöd kan skolan ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller elever som är folkbokförda i Haninge kommun men går i en fristående eller utomkommunal skola.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till en annan skola om eleven byter skola eller skolform.

Listor med elever som har specialkost finns på skolorna och sparas så länge eleverna finns kvar på skolan. Uppgifterna lämnas ut utanför skolan om det behövs i samband med till exempel skolresa där annan än skolan står för maten.

Laglig grund: allmänt intress, myndighetsutövning.

Den medicinska och psykologiska elevhälsan

Skolsköterska, skolläkare och skolpsykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Arkiveringen sker året efter att eleven fyllt 23 år. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google Workspace används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbeten som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan. 

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Digitala läromedel och uppgifter

Inom undervisning används olika former av digitala läromedel. Det kan till exempel handla om appar och program där elever får interaktiva övningar. För att skapa konton behandlas personuppgifter i form av namn, klass och e-postadress. Olika läromedel används i olika skolor och årskurser. Exempel på läromedel som används i kommunen är Studi.se, Spektrum, Clio, Digilär, Bingel, och Matteappen.

Inom undervisningen används också plattformar för att genomföra digitala prov och uppgifter. Namn, e-postadress och  resultat på prov och uppgifter behandlas för detta ändamål. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och prestationsbedömningar. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Skolskjuts

Vid ansökan om och utförande av skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, schema, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts och för att planera utförandet av skolskjutsen. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, schema och kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till den leverantör som utför skolskjutsen. Fakturor från leverantörer innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund: allmänt intresse, myndighetsutövning.

Systematiskt kvalitetsarbete

Vi behandlar personuppgifter vid resultatuppföljningar i form av namn, klass, resultat på nationella prov, betyg, omdömen, beslut om åtgärdsprogram eller särskilt stöd. Uppföljningarna görs både på individnivå och på aggregerad nivå.

Övrig dokumentation om barn och elever

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever och anhöriga i form av bland annat orosanmälningar, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, utredningar och beslut i klagomålsärenden, beslut att gå om eller hoppa över en årskurs, beslut att förlänga skolplikten eller att skolplikten ska upphöra i förtid, beslut om uppskjuten skolplikt, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid.

Laglig grund: Rättslig skyldighet, myndighetsutövning.