Behandling av personuppgifter inom förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och omsorg på obekväm arbetstid

Ansökan och erbjudande av plats i förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och omsorg på obekväm arbetstid samt debitering av avgifter

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola, pedagogisk omsorg, omsorg på obekväm arbetstid och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Uppgifter om vårdnadshavares förvärvsarbete och arbetstider behandlas i samband med ansökan om omsorg på obekväm arbetstid. Ansökningar, beslut och uppsägningar sparas i två år. Vistelsetiderna sparas så länge de är aktuella.

För att kunna debitera avgifter för förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållets deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna i 10 år.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Barnadministration

För barnadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, fritidshem och avdelning barnet går på behandlas. Uppgifterna behövs bland annat för att kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. För förskolebarn har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola, inskrivningstid och avdelning till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra förskolor, pedagogisk omsorg och fritidshem samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även vilken förskola eller fritidshem barnet går i behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars barn går i förskola eller fritidshem i Haninge. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den verksamhet barnet går på och barnets hemkommun.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Lärplattform

Lärplattformar används för dagligt pedagogiskt och administrativt arbete. Där behandlas personuppgifter i form av barnens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, förskola, fritidshem och avdelning. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Syftet med behandlingen är kommunikation mellan vårdnadshavare och personal samt att vårdnadshavare genom lärplattformen ska kunna följa sitt barns utveckling samt förskolans och fritidshemmets arbete. Uppgifterna finns kvar så länge ett barn har en aktiv placering.

Vi behandlar också uppgifter om närvaro i förskolan för att underlätta resursplanering. Uppgifter om specialkost behandlas i syfte att planera och tillhandahålla rätt kost till barnen. Inga uppgifter om orsaker till specialkost så som allergier eller religionstillhörighet behandlas. Dessa uppgifter sparas under tre år efter att barnet har slutat på förskolan och lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

All personal har en skyldighet att anmäla till rektorn om ett barn anser sig vara utsatt för kränkande behandling eller trakasserier. Rektorn har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade barnen i form av namn, födelsedatum, verksamhet, avdelning samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Stöd till barn

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med barn som har behov av särskilt stöd i form av namn, personnummer, verksamhet, avdelning samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram (inom fritidshemmet), handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel personal på förskolan, den pedagogiska omsorgen eller fritidshemmet, elevhälsan samt barn och vårdnadshavare själva.

För barn med omfattande behov av särskilt stöd kan förskolan, den pedagogiska omsorgen eller fritidshemmet ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller barn som är folkbokförda i Haninge kommun men går i en fristående eller utomkommunal förskola/fritidshem.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Systematiskt kvalitetsarbete

Verksamheten och barns utveckling och lärande dokumenteras med hjälp av text, bilder, video och ljudinspelningar, tillsammans med barnen. Det utgör ett underlag för förskolans systematiska kvalitetsarbete.
 
Uppgifterna gallras när de inte längre behövs. De lämnas in ut utanför utbildningsförvaltningen utan samtycke.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Övrig dokumentation om barn

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om barn och anhöriga i form av bl.a. orosanmälningar, utredningar och beslut i klagomålsärenden, beslut om utökad vistelsetid, beslut om förtur till förskola, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Orosanmälningar lämnas ut till socialnämnden. Övriga uppgifter lämnas inte ut utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Bedrivande av fristående verksamhet

I samband med en ansökan om att bedriva fristående verksamhet och vid tillsyn av sådan verksamhet behandlas i förekommande fall personuppgifter i form av namn, adress, kontaktuppgifter, personnummer och uppgifter om lagöverträdelser.