Verktygslåda för medborgardialog Nyfiken park

Vi behöver ha med oss god kunskap om parkens nuläge och dess utmaningar och framtida behov in i dialogen. Inkludera både vår egen avdelning och andra förvaltningar i det här momentet.

Genomför gärna parkpromenader och gruppövningar där så många olika perspektiv som möjligt kommer fram. Exempel på verktyg kan vara kriterierna för Nordic Green Space Award eller vår mall för utvärderingav lekvärde. Parkplanen och lekplatsplanen kan vara viktiga underlag, liksom kommunens och regionens översiktsplaner. Boverkets verktyg ESTER kan användas för att identifiera ekosystemtjänster.

Fundera på om vi redan nu kan se motstridiga intressen och önskemål som kommer behöva hanteras i dialogen och projekteringen. Det kan även finna höga naturvärden eller känsliga ekologiska balanser i parken som vi behöver bevaka.

Formulera ett antal utmaningar för parken och var vaksam på att dessa inte blir alltför generella eller intetsägande.

Grundkonceptet för Nyfiken park är att vi genomför dialogaktiviteter och sammanställer de inkomna synpunkterna. Därefter presenterar vi en idéskiss och ber om reaktioner på den. Idéskissen revideras och bildar tillsamman med de sammanställda synpunkterna och övrig dokumentation om parken underlag till en programhandling. Därefter övergår Nyfiken park till en kommunikationsfas fram till invigningen.

Beroende på parkens storlek och komplexitet och eventuella motstridiga behov och önskemål så kan dialogens olika delar kräva olika mycket tid och resurser. Det är viktigt att vi har utrymme både för att ställa öppna frågor, bygga förtroende, förklara våra förslag och hantera konflikter, om sådana uppstår under dialogen.

Det är ofta lämpligt att någon annan än projektledaren för investeringsprojektet genomför själva dialogaktiviteterna och insamlandet av synpunkter. Projektledarens roll under dialogen kan då fokuseras på information om parken och den kommande upprustningens förutsättningar. En fördel med att ta hjälp av en extern dialogkonsult är att den personen är neutral inför medborgarna och inte riskerar att hamna i en försvarssituation under dialogen. Det är dock viktigt att både formell och informell kunskap som byggs upp under dialogen följer med projektet vidare till projekterings- och anläggningsfasen.

Utse vem som genomför dialogen och upphandla eventuellt en dialogkonsult.

Grundtanken i Nyfiken park är att dialog genomförs år 1, projektering och viss anläggning år 2 och större anläggningsinsatser år 3.

Gör en övergripande tidsplan för hela upprustningsprojektet och gör en första tidsplan för dialogen. I dialogens tidsplan ska det framgå vilka veckor som dialogaktiviteter, sammanställning av synpunkter, produktion av idéskiss samt reaktionsmöjligheter och revidering ska genomföras.

Tänk på att anpassa tidplanerna till årstiderna både när det gäller dialog och anläggning.

• Parkens utmaningar har formulerats
• Ska dialogkonsult anlitas?
  • Om ja: upphandling påbörjad
  • Om nej, delprojektledare för genomförande av dialogen utsedd
• Övergripande tidsplan gjord
• Dialogens tidsplan gjord

På startmötet går vi igenom dokumentation och analyser av parken och projektet som vi gjort hittills. En eventuell dialogkonsult introduceras.

Slå fast tidsplanen för dialogens faser och aktiviteter.

Besök parken och dess närområde, till exempel skolor, bostäder och butiker, gärna både enskilt och tillsammans och vid olika tidpunkter. Prata spontant med parkbesökare, och kom ihåg att även prata direkt med barn och ungdomar om tillfälle ges.

Dokumentera parken i text och bild. Bilder på hur parken ser ut idag kan även vara till nytta när vi längre fram vill berätta om våra planer.

De som besöker parken och de som bor, arbetar eller av något annat skäl regelbundet vistas i eller nära parken kan kallas för parkens aktörer. Upprätta en aktörslista.

Det finns ofta medborgare som vi skulle ha extra stor glädje av att prata med, antingen av nyfikenhet på deras synpunkter eller för att vi vill försäkra oss om att de känner till projektet och att den kommande upprustningen blir förankrad. Det kan till exempel vara en förening som har aktiviteter i parken eller en förskola. En del grupper är svårare att nå än andra. Tonåringar, personer mellan 20-30 år och personer som inte har svenska som modersmål är generellt sett underrepresenterade i medborgardialoger. Riktade och uppsökande dialogaktiviteter kan hjälpa oss att nå dessa grupper.

Använd parkens utmaningar, aktörslistan, bevakningslistan och parkdokumentationen till att välja ut eventuella fokusgrupper för dialogen.

Vi behöver vara tydliga med vad dialogen handlar om. Därför behöver vi berätta om parken idag och förutsättningarna för upprustningen. Vi behöver också veta vad vi ska göra med frågor och synpunkter som handlar om sådant som vi inte har rådighet över.

Ta fram relevant information om parken och upprustningen som kan användas i dialoginbjudningar och under aktiviteterna.

En lyckad dialog bygger förtroende och kan ge förslag och perspektiv som ingen av deltagarna hade med sig in i projektet, men då behöver det finnas utrymme för både möten och egen reflektion. Vi behöver också vara medvetna om att olika typer av aktiviteter och kommunikation når olika grupper. Hur vi väljer att dokumentera och sammanställa synpunkterna kan också påverka vilket resultat vi får.

Några saker att ta ställning till är hur stor del av dialogen som ska vara digital respektive fysisk och om den fysiska delen kan ske på plats i parken. Vill vi i första hand fånga upp de som redan besöker parken, eller ska vi erbjuda aktiviteter som lockar dit nya besökare?

Slå fast en ram för dialogens utformning och hur synpunkter ska dokumenteras och sammanställas.

Gör en noggrann planering för dialogaktiviteterna. Se till att det är tydligt vem som ansvarar för vilka uppgifter i både förberedelserna, genomförandet, dokumentationen och sammanställningen.

Kontaktvägar och informationsspridning planeras med fördel tillsammans med kommunens kommunikatörer. Kom ihåg att vi ska fortsätta informera även under projekterings- och byggfasen och arrangera en invigning av parken.

Information om projektet ska vara lätt att hitta och bör som grund alltid vara synlig på plats i parken och finnas på kommunens hemsida. Andra vägar för informationsspridning kan vara riktade utskick, sociala medier, tidningsannonser eller reportage i media.

Det finns ett framtaget grafiskt manér för Nyfiken park och Nyfiken lek, med symboler och förslag på utformning av informationsmaterial att använda och utveckla.

Gör en kommunikationsplan med kontaktvägarna in till och ut från projektet och bestäm hur och när de ska användas samt hur uppdateringar ska göras.

Upprätta en kontaktlista med hjälp av aktörslistan, valda fokusgrupper och den kunskap om parken som börjat byggas upp.

Skapa en inbjudan till dialogen som är både välkomnande och informativ. Det är viktigt att vi redan här, på ett övergripande sätt, berättar om syftet med dialogen och förutsättningarna för parken och upprustningen samt vår tidsplan.

• Tidsplan gjord
• Platsbesök har genomförts och dokumenterats
• Aktörslista upprättad
• Fokusgrupper valda
• Information till allmänheten förberedd
• Ramar för dialog och sammanställning satta
• Dialogens aktiviteter planerade och ansvar tydligt uppdelat
• Kommunikationsplan upprättad
• Kontaktlista gjord
• Inbjudan med information om parken och projektet skapad

Genomför dialogaktiviteterna enligt planeringen och dokumentera gärna processen tillsammans med synpunkterna.

Synpunkter från de olika aktiviteterna sammanställs. Det här sker ofta i flera steg, där innehållet från de olika delarna först sammanställs var för sig och sedan tillsammans. Det är viktigt att vara lyhörd inför olika typer av synpunkter från olika grupper när vi sammanfattar vad som kommit fram i dialogen.

Presentera sammanställningen, antingen i utförlig eller sammanfattad form, enligt kommunikationsplanen.

Ta fram en idéskiss som ger allmänheten en bild av hur vi i stora drag planerar att utveckla parken. Idéskissen ska tydligt bygga på det som vi har lärt oss om parken i dialogen och i projektet som helhet.

Syftet med idéskissen är att ge medborgarna en möjlighet reagera på de slutsatser vi dragit av dialogen och den riktning vi valt för upprustningen. Lyft gärna fram delar där vi skulle ha glädje av fördjupade synpunkter från medborgarna, nu när de har något mer konkret att tycka till om.

Om dialogen hittills varit konfliktfylld eller om det finns starka motstridiga intressen så är det extra viktigt att idéskissen är tydlig. Den behöver redovisa de beslut som vi har fattat, samtidigt som den fortfarande bara är en skiss. Det kan vara lämpligt att informera om svårigheter vi ser och motivera ställningstaganden vi gjort. Det kan också vara nödvändigt att planera in dialogaktiviteter som till exempel diskussionsforum. Tänk på att hitta vägar som låter alla komma till tals.

Presentera idéskissen enligt projektets kommunikationsplan, till exempel på anslagstavlor och hemsidan och bjud in allmänhet och fokusgrupper till att komma med reaktioner på vårt förslag.

Sammanställ reaktionerna och revidera eventuellt idéskissen.

Presentera dialogens slutgiltiga idéskiss enligt kommunikationsplanen.

Idéskissen är ett viktigt underlag till programhandlingen, tillsammans med alla de inkomna synpunkterna och annan dokumentation från dialogprocessen. Paketera materialet och se till att det är tydligt och lättillgängligt för det fortsatt programarbetet samt under projektering och genomförande.

Utvärdera dialogprocessen och dokumentera vad som har fungerat bra respektive dåligt samt vad vi kan lära oss inför nästa Nyfiken park. Det är extra viktigt att titta på vilka grupper vi har nått och vilka som inte har kommit till tals. Spara utvärderingen och väl vald dokumentation från projektet så att den som genomför nästa Nyfiken park lätt kan ta hjälp av erfarenheter och exempel.

• Dialogaktiviteter genomförda
• Inkomna synpunkter sammanställda och presenterade
• Idéskiss skapad
• Idéskiss presenterad
• Reaktioner sammanställda och idéskissen ev uppdaterad
• Underlag till programhandling paketerat
• Utvärdering gjord och sparad tillsammans med dokumentation

Arbetet med att färdigställa program, projektera och genomföra sker utanför, men parallellt med, dialogen Nyfiken park. Projektledaren ansvarar för att kunskap från dialogen och givna löften inte tappas bort under projektering och anläggning.

Om det är möjligt så genomförs mindre ombyggnader löpande under projekteringen av de större anläggningsarbetena. Att låta medborgarna tidigt se konkreta förbättringar är ett viktigt steg för att förvalta det förtroende som byggts upp under dialogen.

I Nyfiken park ingår att informera kommuninvånarna under projektering och bygg. Under projekteringsfasen syns inte arbetet ute i själva parken, och det är viktigt att vi fortsätter informera om hur arbetet fortskrider så att projektet inte plötsligt blir osynligt. Berätta också om, och förklara, eventuella förseningar.

Det kan vara lämpligt med uppdaterad information två gånger om året via affischer i parken och på kommunens hemsida. Eventuellt behövs även riktad information till fokusgrupper eller andra aktörer. Stäm av om kommunikationsplanen fortfarande är relevant och avsluta de kommunikations- och informationsvägar som inte längre är aktuella.

Ibland kan det även vara lämpligt att aktivera parken genom att arrangera program eller aktiviteter under en längre period. Det kan vara en del av kommunens trygghetsarbete, eftersom vi på så vis kan vi påverka hur parken används, och av vilka.

I Nyfiken park ingår att arrangera en invigning av parken när upprustningen är genomförd. Invigningar kan vara olika omfattande, men se till att alla som varit delaktiga i dialogen blir inbjudna.

Förutom festligheter så är invigningen också ett bra tillfälle att berätta om dialogen och hur den har påverkat parkens upprustning och tacka för det engagemang som deltagarna bjudit på.

• Kommunikationsplan uppdaterad
• Information presenterad
• Eventuell aktivering av parken
• Invigning genomförd